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Eine der Aufgaben des RWWA: Rettungsstation für historisch bedeutendes Schriftgut. Foto: Aliki Monika Panousi
Porträt

Das Gedächtnis der Wirtschaft

Mit Wissen über ihre bisherige Entwicklung können Unternehmen neue Ziele deutlicher stecken und Irrwege vermeiden. In Unternehmensarchiven wird dieses Wissen aufbewahrt und zugänglich gemacht. Wichtiger Partner in der Region: das RWWA.

Text: Lothar Schmitz

In diesem Jahr feiert das Unternehmen Remagen Ideen für Licht + Raum e.K. sein 175-jähriges Bestehen, die Pfeifer & Langen GmbH & Co. KG begeht ihr 150-jähriges Jubiläum. Auch wenn die Feierlaune durch die Corona-Krise getrübt ist – 175 und 150 Jahre Unternehmensgeschichte sind beeindruckend. Remagen und der Zuckerhersteller Pfeifer & Langen zählen damit zu den ältesten noch existierenden Unternehmen in Köln. Jubiläen wie diese sind für Unternehmen, aber auch die interessierte Öffentlichkeit eine gute Gelegenheit, um zurückzublicken. Dazu ist allerdings mehr erforderlich als ein gutes Erinnerungsvermögen. Denn um Unternehmensgeschichte seriös erzählen zu können, muss es Unterlagen geben – und zwar von Anfang an. „Ohne Archiv keine Unternehmensgeschichte, so einfach ist das“, betont Dr. Ulrich S. Soénius, Direktor der Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln (RWWA). Das RWWA ist eigenen Angaben zufolge das älteste regionale Wirtschaftsarchiv der Welt; es birgt die Bestände sämtlicher rheinischen Industrie- und Handelskammern und von über 550 großen, mittleren und kleinen Unternehmen, darunter 600 Regalmeter Akten der ehemaligen Privatbank Oppenheim oder das Archiv der Deutz AG mit den Originalquellen seit der Erfindung des Otto-Motors.

Dr. Ulrich S. Soénius (rechts), Direktor der Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln, und Dr. Christian Hillen, wissenschaftlicher Mitarbeiter im RWWA.
Foto: Aliki Monika Panousi

Für viele Zwecke nützlich
Viele Unternehmen im IHK-Bezirk Köln verfügen über eigene Archive. „Immer mehr Unternehmen erkennen deren Bedeutung“, beobachtet Soénius. Ist die Archivgründung neueren Datums, so liegt ihr häufig ein ähnlicher Anlass zugrunde: ein Firmenjubiläum. Als nützlich erweisen kann sich ein gut geführtes Archiv aber auch für strategische Unternehmensentscheidungen, fürs Firmenmarketing – „Qualität seit 1920“ – oder wenn es um Erweiterungsmaßnahmen geht und alte Pläne Aufschluss über die Bodenbeschaffenheit geben können. Doch was muss – und was sollte – man eigentlich aufheben? „Das kommt auf das Unternehmen, die Branche sowie die mit dem Archiv verfolgten Zwecke an“, sagt Dr. Christian Hillen, wissenschaftlicher Mitarbeiter im RWWA. „In Betracht kommen neben Urkunden, Akten und Geschäftsbüchern – dem traditionellen Schriftgut – zum Beispiel Prospekte, Plakate, Chroniken, Werbematerial, Fotos, Filme, Pläne, Karten, Zeichnungen, Münzen und Medaillen“, zählt Hillen auf (s. auch Infokasten „Was gehört in ein Unternehmensarchiv?“).

Informationsfülle auf ein handhabbares Maß reduzieren
Durch die zunehmende Digitalisierung steigt die Informationsfülle auch in den Firmen allerdings beträchtlich an. Das verunsichert manche. „Eine Bewertung dessen, was ins Archiv muss und soll und was man getrost weglassen kann, ist gerade durch die Digitalisierung nötiger denn je“, betont Dr. Mark Steinert, Leiter des LVR-Archivberatungs-und Fortbildungszentrums beim Landschaftsverband Rheinland in Pulheim. Auch unter Kostenaspekten sei eine Auswahl nötig, denn die dauerhafte Speicherung elektronischer Daten sei aufwändig und teuer. Das RWWA ist vom Landschaftsverband Rheinland mit der Archivpflege der Wirtschaft beauftragt - rheinische Unternehmen erhalten hier Hilfe beim Aufbau eigener Unternehmensarchive. „Die Kunst ist es“, sagt Steinert, „die enorme – auch digitale – Informationsfülle auf ein handhabbares Maß zu reduzieren.“

Was gehört in ein Unternehmensarchiv?

Die normale Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt nach §257 Handelsgesetzbuch und §147 Abgabenordnung sechs bzw. zehn Jahre. Etwa 95 Prozent aller Unterlagen können nach dem Ablauf dieser Frist vernichtet werden. Die restlichen rund fünf Prozent der Geschäftsunterlagen gehören im Anschluss in das Unternehmensarchiv, sofern sie im laufenden Betrieb nicht mehr benötigt werden. Als „archivwürdig“ gelten im Allgemeinen:

  • Rechts- und Grundstücksangelegenheiten: Gründung, Eintragung ins Handelsregister, Gesellschafterversammlung, Umwandlungen, Beteiligungen, Kapitaländerungen, Sitzungsprotokolle der Leitungsgremien, Satzungen, Unterlagen über Rechtsangelegenheiten, zum Beispiel Verträge, Unterlagen über gewerblichen Rechtsschutz (Patente, Gebrauchsmuster, Warenzeichen, Lizenzen, Schutz von Firmennamen und -zeichen), Urkunden und Akten über Grundstücke, Bauten, Konzessionen
  • Finanz- und Rechnungswesen: Jahresabschlüsse mit Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Betriebsprüfungsberichte und Steuerbescheide, Inventare über Produktionsanlagen, Wirtschaftsprüferberichte, Interne Revisionsberichte, Unterlagen über Großkredite
  • Personal- und Gesundheitswesen: Unterlagen über Lohn- und Gehaltszahlungen, Personalakten, Werkstammrollen, Betriebsvereinbarungen, Werkswohnungen, Unterlagen des betrieblichen Vorschlagswesens, sonstige Unterlagen über soziale Leistungen
  • Technik und Umweltschutz: Unterlagen über Forschung und Entwicklung, Konstruktions- und Produktionsunterlagen, Unterlagen über Großprojekte, interne Revisionsberichte
  • Vertrieb und Werbung: Absatzstatistiken, Kundenreklamationen von besonderer Bedeutung, volkswirtschaftliche und Länder-Berichte, Werbebroschüren, Übersichten über Liefer- und Leistungsprogramme Messebeteiligungen
  • Sonstiges: wichtige Korrespondenz, Mitgliedschaften in Organisationen und Verbänden, Bilder, Filme, Fotos, Zeichnungen, Karten, Pläne, Modelle, Medaillen, Biografien, Jubiläumsschriften, sonstige historische Abhandlungen, Firmenzeitschriften

Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln

Das RWWA ist Rettungsstation für historisch bedeutendes Schriftgut der Wirtschaft aus dem Rheinland. Dieses Schriftgut wird gesichert, erschlossen und der Forschung zur Verfügung gestellt. Das Archiv ist auch eine Serviceeinrichtung für die Wirtschaft. Unternehmen berät und betreut das RWWA bei Aufbau und Erhalt unternehmenseigener Archive sowie in Fragen zur Unternehmensgeschichte. Verbänden und Wirtschaftskammern steht das RWWA in historischen Fragen zur Seite. Darüber hinaus ist das RWWA eine wissenschaftliche Forschungseinrichtung. Es betreibt eigene Forschungen zur Kammer-, Verbands- sowie Unternehmens und Unternehmergeschichte und pflegt Beziehungen zwischen Wissenschaft und Wirtschaft.

www.rwwa.de

Kontakt:
Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln
Dr. Ulrich S. Soénius,
Tel. 0221 1640-4800 | ulrich.soenius@koeln.ihk.de

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