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Startschuss für die E-Rechnung

Wollen Unternehmen einem öffentlichen Auftraggeber eine Rechnung schreiben, können sie ab dem 1. April auch in NRW die E-Rechnung nutzen. Und somit Zeit und Kosten sparen.

Text: Patrick Schröder

Montagnachmittag im Büro eines mittelständischen Unternehmens in NRW: Buchhaltungsteht auf dem Programm. Eine Mitarbeiterin stellt der Stadt eine Rechnung für die Erneuerung von Spielgeräten auf einem Abenteuerspielplatz. Noch ist sie dafür auf Papier, Drucker, Briefmarken und einen Ordner für den Aktenschrank angewiesen. Doch jetzt gibt es eine Alternative. Denn ab 1. April 2020 gilt die E-Rechnungsverordnung NRW. Öffentliche Auftraggeber des Landes NRW sind nun verpflichtet, E-Rechnungen in Empfang zu nehmen. Auf Bundesebene gilt dies schon länger. Hier sind Unternehmen ihrerseits ab dem 27. November 2020 sogar verpflichtet, Rechnungen nur noch auf elektronischem Weg einzureichen.

E-Rechnungen senken Unternehmenskosten

Doch was ist eine E-Rechnung in diesem Zusammenhang überhaupt? Kein PDF. Und auch kein eingescanntes Blatt Papier. „Vielmehr handelt es sich um ein eigenes Datenformat, das es möglich macht, Informationen von Computern automatisch verarbeiten zu lassen“, erklärt Susanne Wollenweber, Leiterin Vertrags- und Sachverständigenrecht bei der IHK Köln. „In Deutschland etabliert sich derzeit XRechnung als nationaler Standard für die öffentliche Verwaltung – ein Format, das der EU-Norm EN 16931 entspricht.“ Die so genannte XRechnung als spezielle Form einer E-Rechnung setzt entsprechend die Vorgaben um, die das Europäische Komitee für Normung für die Daten vorgibt, die eine elektronische Rechnung enthalten muss.

Die Vorteile dieser Digitalisierung: Mit dieser Rechnungsform sparen Betriebe Zeit, Kosten und Platz. Sie schonen ihre Ressourcen an Druckerpapier, Toner und Aktenschränken. Zudem geben sie weniger Geld für Kuverts und Porto aus. Und freuen sich über schnellere Zahlungseingänge. „Mit der Einführung der elektronischen Rechnung bringen wir Wirtschaft und Verwaltung näher zusammen", erklärt Andreas Pinkwart, Minister für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen.

E-Rechnungen per Webservice einreichen
Um eine Rechnung als XRechnung einzureichen, hat der Bund die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) geschaffen. Und auch NRW hat sich auf die Entgegennahme
von E-Rechnungen vorbereitet. Für E-Rechnungen an die Behörden der Landesverwaltung
hat das Land ein zentrales Portal entwickelt, das in das Vergabeportal NRW integriert ist. Alle bisherigen Nutzer wurden in das neue Portal migriert, so dass sie ohne großen Aufwand die neuen Services nutzen können. Sie müssen dafür nur ein neues Passwort vergeben.


Der XRechnungs-Check
Wie lässt sich prüfen, ob eine Rechnung dem XRechnungs-Standard
entspricht? Und welche steuerrechtlichen Vorschriften sind zu beachten?
Informationen dazu finden Sie auf www.ihk-koeln.de/223843

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