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Die richtige Kassenführung

Betriebsprüfungen ergeben immer wieder: Selbst mit elektronischen Registrierkassen lässt sich manipulieren. Deshalb wurden die gesetzlichen Anforderungen an die korrekte Kassenführung verschärft. „IHKplus“ erläutert die Zusammenhänge und zeigt, was zu tun ist.

Text: Lothar Schmitz

Ein Stück Apfelkuchen und eine Tasse Kaffee: drei Euro. Eine Currywurst mit Pommes für 3,80 Euro. Eine Cola für 1,60 Euro. Im Bistro „Auszeit“ der Auxilio Dienstleistungen Michaelshoven GmbH, einer Tochter der Diakonie Michaelshoven im Kölner Stadtteil Rodenkirchen, öffnet und schließt sich die Registrierkasse bis zu 750 Mal pro Tag. Die benachbarte Mensa zählt sogar bis zu 800 Gäste täglich – mit entsprechend vielen Zahlungsvorgängen. Jede einzelne Zahlung wird verbucht, die entsprechenden Daten werden gespeichert. Sie dienen zur Ermittlung des Gesamtumsatzes – und später der steuerlichen Betriebsprüfung.

So weit, so unspektakulär. Registrierkassen würden ein weithin unbeachtetes Leben führen, wenn sich in jüngerer Zeit nicht die Finanzbehörden verstärkt für sie interessieren würden. Der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung gilt bei Betriebsprüfungen seit einigen Jahren ein besonderes Augenmerk, vor allem bei bargeldintensiven Betrieben wie Gaststätten und Einzelhandel.

Die sind gesetzlich zwar nicht verpflichtet, eine Registrierkasse zu betreiben. Auch eine offene Ladenkasse ist möglich. Aber: Sie alle müssen sämtliche Einnahmen und Ausgaben vollständig und detailliert aufzeichnen. Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht.

Die Steuerbehörden stoßen indes immer wieder auf Manipulationen – nicht nur bei handschriftlichen Aufzeichnungen, etwa in Form eines Kassenbuchs, die natürlich ein erhebliches Betrugsrisiko bergen, sondern auch bei elektronischen Registrierkassen. Angeblich sorgt Kassenbetrug jährlich für zehn Milliarden Steuermindereinnahmen.

Nun ist willentlicher Betrug sicher eher die Ausnahme als die Regel. Doch geraten Betriebe generell in Schwierigkeiten, wenn sich die Zahlungseingänge nicht einwandfrei zurückverfolgen und nachvollziehen lassen.

Verschärfte Gesetzeslage

Der Staat hat reagiert und in zwei Schüben die Gesetzeslage verschärft. Zum einen lief zum 31. Dezember 2016 eine Übergangsfrist zur Nachrüstung von elektronischen Kassen ab. Seit 1. Januar 2017 dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, die die steuerlich relevanten Einzeldaten aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar und vollständig abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen mussten spätestens bis Ende 2016 auf den geforderten technischen Stand gebracht werden. Betroffen sind auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter sowie Wegstreckenzähler.

Zum anderen zogen Manipulationen an elektronischen Registrierkassen, auf die die Behörden gestoßen waren, ein neues Gesetz nach sich: das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Es sieht unter anderem die Umstellung von elektronischen Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System vor - sogenannte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung geschützt sein, die zum Beispiel das Löschen von Umsätzen unmöglich macht. Um den Umstellungsaufwand für die Steuerpflichtigen zu minimieren, gibt es erneut eine Übergangsfrist: Alle seit dem 25. November 2010 erworbenen Kassensysteme, die bauartbedingt nicht auf die Anforderungen des neues Gesetzes umgerüstet werden können, dürfen bis zum 31. Dezember 2022 weiterverwendet werden.

Außerdem müssen ab 1. Januar 2020 in der Regel Quittungen an Kunden ausgegeben und das zuständige Finanzamt darüber informiert werden, welches elektronische Aufzeichnungssystem man verwendet.  Darüber hinaus wird – ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle – eine sogenannte Kassennachschau eingeführt. Diese ermöglicht es der Finanzverwaltung, ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen sowie den Einsatz des zertifizierten Aufzeichnungssystems zu überprüfen.

„Es herrscht große Unsicherheit“

Bei der Auxilio Dienstleistungen Michaelshoven, Catering-Tochter der Diakonie Michaelshoven, klingelt täglich mehrere hundert Mal die Kasse – mit entsprechend vielen Zahlungsvorgängen. Auxilio-Geschäftsführerin Katharina Wendt hat die Registrierkassen schon frühzeitig technisch nachrüsten lassen.
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In vielen Betrieben läuten die Alarmglocken lauter als die Kassen klingeln. Nicht weil sie fürchten, erwischt zu werden. Natürlich gibt es schwarze Schafe, doch die meisten Unternehmen führen gewissenhaft Buch. Alarmiert sind sie, weil Investitionen in neue Kassensysteme oder zumindest Nachrüstungen erforderlich sind, was mit Kosten und Aufwand verbunden ist. „Vielen steht ein großer Umbruch ins Haus“, sagte IHK-Präsident Werner Görg bei der Begrüßung der über 400 Teilnehmer einer IHK-Infoveranstaltung zu genau diesem Thema im März im Börsensaal. „Es herrscht große Unsicherheit“, betonte Mitveranstalter Karl-Heinz Bonjean, Präsident der Steuerberaterkammer Köln.

„Diese Unsicherheit hat auch damit zu tun, dass hier steuerliche und technische Erfordernisse eng beieinander liegen“, betont Achim Hoffmann, Leiter Steuern und Gesellschaftsrecht der IHK Köln. Das kann Eberhard Urban bestätigen. Der Bergisch Gladbacher Unternehmer ("Kassen Rhein-Berg") vertreibt Kassensysteme und Kassensoftware sowie Zubehör wie Belegdrucker und Handscanner von rund 30 Herstellern. „Viele Kunden wissen gar nicht genau, was sie in punkto Kassen alles steuerrechtlich beachten müssen; selbst mancher Steuerberater muss sich noch auf den neuesten Stand bringen“, hat Urban beobachtet. Folglich leistet er nicht nur technische Unterstützung, sondern auch jede Menge Aufklärungsarbeit.

Über „einen besonders aufmerksamen Dienstleister“ freut sich auch Auxilio-Geschäftsführerin Katharina Wendt. Der hat früh auf die neuen Regelungen hingewiesen, zudem stehen die firmeneigene Finanzbuchhaltung und der Dienstleister in regelmäßigem Kontakt miteinander. Entsprechend rechtzeitig konnte man bei Auxilio technisch nachrüsten und alle steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen.

Dabei fühlt sich Wendt nicht vom Steuerrecht getrieben. „Wir haben einen hohen Bargelddurchsatz“, sagt sie, „deshalb haben wir ohnehin ein hohes Interesse daran, die Umsätze änderungssicher abzuspeichern und zu dokumentieren und Manipulationen auszuschließen.“ Das freut dann auch die Steuerverwaltung.

Weitere Infos und Unterstützung
Aktuelle Informationen zu den Anforderungen an die Kassenführung ab 2017 finden Interessierte auf der Homepage der IHK Köln, Dok.-Nr. 121360. Dort sind unter anderem Vorträge einer Infoveranstaltung im März in der IHK Köln eingestellt sowie ein Merkblatt zu diesem Thema mit weiteren Details.

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