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Elisabeth Bartz (links) und Andrea Lina sorgen mit ihren Kolleginnen und Kollegen für reibungslose Prüfungsabläufe. Foto: Olaf-Wull Nickel
Blickpunkt

An Silvester ist das Jahr nicht zu Ende

Nach der Prüfung ist vor der Prüfung. Zumindest für die zwölf Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Prüfungswesen in der Ausbildung bei der IHK Köln. Sie sorgen für reibungslose Abläufe und dafür, dass jeder Azubi am richtigen Tag am richtigen Ort die richtigen Prüfungsaufgaben bearbeiten kann. Und nicht nur das. Einblicke ins Räderwerk des Prüfungswesens.

Text: Lothar Schmitz

Elisabeth Bartz und Andrea Lina sind ihrer Zeit voraus. Zwar starteten sie privat, wie andere Menschen auch, in der Silvesternacht ins neue Jahr, aber Elisabeth Bartz‘ Arbeitsjahr begann bereits im Oktober 2017, und für Andrea Lina standen die Zeichen bereits seit Dezember auf 2018.

Für ihre Arbeit ist weniger der herkömmliche Kalender entscheidend. Das Ausbildungsjahr und vor allem die Sommerprüfungen geben den Takt vor. Elisabeth Bartz und Andrea Lina sind nämlich zwei von insgesamt einem Dutzend Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im Prüfungswesen in der Ausbildung bei der IHK Köln und damit in einem sehr wichtigen hoheitlichen Aufgabensegment der IHK Köln aktiv. Die zwölf sorgen dafür, dass alle Zwischen- oder Abschluss­prüfungen ordnungsgemäß stattfinden, die Prüflinge rechtzeitig eingeladen werden, die richtigen Aufgaben vor­­­finden und ihre Prüfungszeugnisse erhalten. Sie sind Ansprechpartner für alle angemeldeten Prüflinge sowie für die vielen ehrenamtlichen Mitglieder der IHK-Prüfungsausschüsse. Das gesetzliche und inhaltliche Rahmengerüst für die Durchführung der Prüfungen und damit auch die Arbeit im Prüfungswesen bilden das Berufsbildungsgesetz, die Prüfungs­ordnung der IHK Köln sowie die Ausbildungsverordnungen.

Dreh- und Angelpunkt ist die jährliche Sommerprüfung. Einfach deshalb, weil die meisten Ausbildungsberufe auf zwei oder drei Jahre an­­gelegt sind, ein Ausbildungsjahr zumeist im August oder September beginnt und die Wochen vor den Sommerferien deshalb stets die Hoch-Zeit der Abschlussprüfungen sind. Über 7.000 Azubis gehen dann ins Finale – und das muss in geordneten Bahnen stattfinden.

Von A wie Anmeldebogen bis Z wie Zeugnis

Im Oktober verschickte Elisabeth Bartz die Anmeldebögen für die Abschlussprüfung an die Betriebe. Die 25-Jährige ist für insgesamt 17 kaufmännische und gewerblich-technische Ausbildungsberufe zuständig – von Automobilkaufmann/-frau über Mediengestalter/-in Bild und Ton bis hin zu Werkfeuerwehrmann/-frau.

Nach dem Anmeldeschluss im Dezember muss sie kontrollieren, wer sich bei dem praktischen Teil der Prüfung für einen sogenannten betrieblichen Auftrag entschieden hat und wer eine bereitgestellte praktische Aufgabe bearbeiten möchte. Zwischen Anfang Februar und Ende Mai werden die betrieblichen Aufträge von den Prüfungsteilnehmern durchgeführt und die praxisbezogenen Unterlagen über das Onlinesystem der IHK Köln eingestellt.

Im April/Mai laufen zu einem bundesweit einheitlichen Termin dann die schriftlichen Prüfungen. Die Aufgaben werden von einer zentralen Einrichtung erstellt, bei der IHK Köln angeliefert und unter Beachtung der Geheimhaltungsrichtlinien in einem gesicherten Aufgabenraum bis zur Prüfung gelagert. Für die Sommerprüfungen 2017 waren das über 80 Kartons! Am Morgen der Prüfung werden sie von einem Kurierdienst zu den Prüfungsorten gebracht.

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Prüfungen ins 17 Berufen zu organisieren

Zu den Aufgaben von Elisabeth Bartz gehört die gesamte Organisation der Prüfungen in 17 Berufen. Darunter fallen die Bestellung der Prüfungsaufgaben, die Einladung der Prüfungsteilnehmer, die Buchung der Prüfungsräume, die Betreuung der Prüfungsausschüsse sowie die Erstellung und Überreichung der Prüfungszeugnisse.

Ihr Arbeitsjahr endet nun allerdings nicht im Sommer. „Das wäre schön“, sagt  sie. Denn die Winterprüfungen stehen vor der Tür – und mit ihnen die gleichen Abläufe. Zudem finden im Herbst und Frühjahr Zwischenprüfungen statt, was ebenfalls zu viel Schriftverkehr, Computerarbeit und Organisation führt.

Andrea Lina ist „nur“ für zwei Berufe verantwortlich. Die allerdings zählen zu denen mit den meisten Azubis: Kauffrau/-mann im Einzelhandel sowie Verkäufer/-in. Über 1.500 Prüfungen werden es kommenden Sommer sein, gut 500 im Winter. Die Abläufe und Aufgaben gleichen in weiten Teilen denen ihrer Kollegin. Nur gibt es bei den von ihr betreuten kaufmännischen Berufen keine praktische Aufgabe. Dafür steigt Andrea Lina früh in die Planung der schriftlichen Prüfung ein. Auf Basis der ausgefüllten Anmeldeformulare werden die Prüfungsteilnehmer den einzelnen ehrenamtlichen Prüfungsausschüssen zugewiesen. Zeitpunkt der Prüfungen: April.

Danach muss Andrea Lina die Aufgaben an die Korrektoren schicken, den Rücklauf dokumentieren und die Terminkonferenz für die Planung der mündlichen Prüfungen vorbereiten, die von Anfang Juni bis zu den Sommer­ferien stattfinden. In diesen Wochen sorgen sie und ihre Kolleginnen und Kollegen im IHK-eigenen Prüfungscenter an der Eupener Straße für reibungslose Abläufe.

Die Situation als Prüfling kennen sie selbst

Elisabeth Bartz und Andrea Lina fällt es übrigens leicht, sich in die Situation der Prüflinge zu versetzen. Beide waren selbst Azubis und haben in der IHK Köln erfolgreich eine dreijährige Ausbildung zur Kauffrau für Bürokom­muni­kation absolviert. „Am meisten Spaß macht mir der Umgang mit den jungen Leuten“, erzählt Elisabeth Bartz. Andrea Lina schätzt an ihrer Arbeit vor allem das viele Organisieren – „und die vielen netten Rückmeldungen von den Prüfungsteilnehmern und Prüfern“.