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Fallstricke bei Betriebsfeiern

Feiern gibt es praktisch in jedem Unternehmen. Wer aber die steuerlichen Grundregeln nicht kennt, kann böse Überraschungen erleben.

Text: Werner Grosch

Ob Weihnachtsfeier, Karnevalsparty oder Firmenjubiläum – Betriebsveranstaltungen sind in praktisch allen Unternehmen üblich. Gerade bei kleineren Firmen ohne entsprechende Fachabteilung herrscht aber große Unsicherheit darüber, wie die Ausgaben dafür steuerlich zu behandeln sind. Hinzu kommt, dass in den vergangenen Jahren Gerichte teilweise die gängige Praxis der Steuerverwaltung gestoppt hatten und der Gesetzgeber als Reaktion darauf ab 1.1.2015 die gesetzlichen Grundlagen verändert hat. Klar ist aber: Hier lauern Fallstricke. „Im schlimmsten Fall droht eine hohe Steuernachzahlung für mehrere Jahre“, sagt Rechtsanwalt Klaus Strohner, Experte für Lohnsteuerrecht und Mitglied des IHK-Arbeitskreises Lohnsteuer. Wie sich Rechtsprechung und Gesetzgebung in den vergangenen Jahren entwickelt haben und welche teils skurrilen Auseinandersetzungen es schon gab, darüber berichtet Strohner im Interview (siehe unten).

Beim Thema Betriebsveranstaltungen geht es vor allem um die Frage, ob und in welchem Umfang
die mit einer Feier verbundenen Zuwendungen an den Arbeitnehmer versteuert werden müssen,
genauso wie Lohn und Gehalt. Diese Fragen sind so einfach nicht zu entscheiden, und das vor allem aus zwei Gründen: Erstens ist es wichtig, ob alle Kosten für die Veranstaltung zu berücksichtigen sind, und zweitens, auf wie viele Personen die Kosten umgelegt werden müssen.
Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte zumindest einige Grundregeln beachten, wie sie in einem Merkblatt der IHK Köln zusammengefasst sind.

Feiner, aber wichtiger Unterschied: Freibetrag statt Freigrenze

Zunächst einmal ist zu klären, ob es sich bei dem geplanten Event überhaupt um eine Betriebsveranstaltung im steuerrechtlichen Sinne handelt. Faustregel hier: Wenn die Mehrheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus Beschäftigten und deren Angehörigen besteht, ist es eine Betriebsveranstaltung. Übersteigen die Kosten pro Kopf den Freibetrag von 110 Euro nicht, ist auch keine Lohnsteuer fällig.; für alle Beträge darüber hinaus schon. Früher galten diese 110 Euro indes als Freigrenze, was bedeutete: Bei Überschreiten auch nur um einen Cent war Lohnsteuer auf den gesamten Betrag fällig. Das ist also jetzt eine spürbare Verbesserung für Arbeitnehmer – bzw. ihre Arbeitgeber, die in der Regel diese Steuer per Pauschalabgabe von 25 Prozent für ihre Beschäftigten übernehmen.

Kompliziert kann es aber bei der Ermittlung der Kosten pro Kopf werden. Grundsätzlich gilt, dass eine „Bereicherung“ des Arbeitnehmers vorliegen muss. In früheren Jahren haben die Finanzämter in der Regel sämtliche Kosten der Veranstaltung einbezogen, etwa auch die Miete für externe Räume, Verwaltungsgebühren oder für Sicherheitspersonal. Der Bundesfinanzhof hatte diese Praxis mit dem Verweis darauf gestoppt, dass beispielsweise die Anmietung eines externen Raumes kein Vorteil sei, der einem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden könne. Der Gesetzgeber schuf daraufhin per 1.1.2015 eine verbindliche Regelung, die die Praxis der Finanzämter weitgehend stützte, allerdings aus der früheren 110-Euro-Freigrenze einen 110-Euro-Freibetrag machte.

Streit um Personenzahl für die Berechnung

Bei der Pro-Kopf-Rechnung stellt sich zudem die Frage, ob dabei alle angemeldeten oder nur die tatsächlich erschienenen Teilnehmer zugrunde gelegt werden müssen. Weil in aller Regel weniger Leute kommen als zugesagt haben, stiege damit natürlich der Betrag pro Kopf und könnte den Freibetrag überschreiten. Das Kölner Finanzgericht hat hier vor einiger Zeit einem Unternehmen im Streit mit dem Finanzamt Recht gegeben. Ob dieses Urteil nun auch anderen Unternehmen nützen könnte, ist aber fraglich.

Klaus Strohner ist Experte für Lohnsteuerrecht.
Foto: Thilo Schmülgen


Wenn Richter vom Schmausen sprechen
Klaus Strohner ist Rechtsanwalt und Experte für Lohnsteuerrecht. Er ist Mitglied im Arbeitskreis Lohnsteuer der IHK Köln, der sich auch regelmäßig mit der Finanzverwaltung über steuerrechtliche Fragen austauscht. Im Interview schildert Strohner typische Streitthemen bei der Besteuerung von Betriebsveranstaltungen und wichtige Veränderungen in Gesetzgebung und Rechtsprechung zu diesem Thema.

Herr Strohner, die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen ist offenbar ein Thema, bei dem in vielen Unternehmen Unsicherheit herrscht und bei dem es häufig Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt gibt. Warum eigentlich?

Grundsätzlich ist es ja so, dass die mit einer Betriebsveranstaltung wie Weihnachts- oder Jubiläumsfeier einhergehenden Zuwendungen an den Arbeitnehmer wie Arbeitslohn versteuert werden müssen. Dabei gibt es einen Freibetrag von 110 Euro pro Kopf, und wenn der unterschritten wird, ist die Sache steuerfrei. Die Frage ist nur, was alles als Zuwendung an den Beschäftigten zu gelten hat. Die Finanzämter haben hier früher einfach alles eingerechnet, was für die Veranstaltung anfiel, also auch Kosten für Sicherheitspersonal, Raummiete oder Gebühren für die Nutzung von öffentlichem Raum.

Diese Praxis hatte der Bundesfinanzhof als oberste Instanz aber gestoppt.

Der BFH hatte in einer Entscheidung ganz klar definiert, was als individuelle Bereicherung des Arbeitnehmers gelten kann. Und das sind nur solche Dinge, die er auch tatsächlich konsumiert. Das Gericht sprach hier ganz nachvollziehbar von Augen-, Ohren- und Gaumenschmaus. Wenn der Arbeitgeber einen externen Raum für die Veranstaltung mietet, Bedienpersonal anheuert, oder eine Straße sperren lässt und dafür Gebühren zahlt, sah das dagegen der BFH nicht als persönlichen Vorteil für den einzelnen Beschäftigten an.

Dennoch gehen die Finanzämter auch heute noch fast genauso vor.

Das liegt daran, dass sich die Finanzverwaltung nach der BFH-Rechtsprechung an den Gesetzgeber gewandt und darauf gedrungen hatte, die Sache klar zu regeln. Und der ist dann weitgehend der alten Praxis gefolgt, mit Ausnahme der 110 Euro, denn die wurden aus einer Freigrenze zu einem Freibetrag.

Wer eine Betriebsveranstaltung plant, sollte also genau darauf achten, wie hoch die Kosten pro Kopf sind. Aber auch die Frage, wie viele Köpfe man denn da einrechnet, ist umstritten.

Die Finanzämter gehen von der Zahl der tatsächlich erschienenen Teilnehmer aus. Und da diese in aller Regel unter der Zahl der Angemeldeten liegt, steigt natürlich der pro Kopf anzusetzende Betrag. Wenn man Pech hat, wird alleine dadurch der Freibetrag von 110 Euro überschritten. Das ist zwar nicht mehr ganz so schlimm für die Unternehmen, weil nur die Beträge oberhalb dieser Grenze versteuert werden müssen, während früher bei Überschreiten der Summe Lohnsteuer auf die Gesamtsumme fällig wurde. Das ist der feine, aber wichtige Unterschied zwischen Freibetrag und Freigrenze. Aber ärgerlich ist es doch, und unter Umständen auch teuer, wenn die Zahl der tatsächlichen Teilnehmer weit unter der Zahl der Angemeldeten liegt. Und das kann zum Beispiel bei Freiluftveranstaltungen und extrem schlechtem Wetter ganz schnell passieren. Ganz abgesehen von dem Verwaltungsaufwand, der im Unternehmen mit der Dokumentation verbunden ist.

Nun hat das Kölner Finanzgericht vor einiger Zeit einem Unternehmen Recht gegeben, das gegen diese Praxis geklagt hat, mit der Argumentation, dass die Kosten ja nur für die Zahl der Angemeldeten kalkuliert werden könnten und der persönliche Vorteil des Einzelnen nicht dadurch wachse, dass einige nicht erschienen sind. Hilft dieses Urteil anderen Unternehmen?

Es kann helfen, muss aber nicht. Nach dem Urteil des Kölner Finanzgerichtes rechneten viele damit, dass die Finanzverwaltung in Revision gehen und der BFH die Frage endgültig entscheiden würde. Revision hat das Finanzamt inzwischen auch eingelegt. Wann der BFH über die Sache abschließend entscheidet, ist aber offen; mit einer Entscheidung noch in diesem Jahr ist wohl eher nicht zu rechnen. Einstweilen hat das Urteil des FG Köln für andere keine Bindungswirkung. Bis zur Entscheidung des BFH sind die Finanzämter weiterhin an gegenteilige Anweisungen des Finanzministeriums gebunden. Allerdings kann man sich seinem Finanzamt gegenüber auf das Urteil des FG Köln berufen und hoffen, dass die Verwaltung das Urteil des BFH abwartet. Bei einer ähnlichen Klage irgendwo in Deutschland könnte das Kölner Urteil herangezogen werden – aber es ist eben nicht bindend.


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