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Papier- und kontaktloser Check-In im Hotel am Augustinerplatz Foto: Thilo Schmülgen
Service

Elektronischer Meldeschein lässt Papierberge verschwinden

Digitalisierung im Gastgewerbe kann deutliche Entlastung bei Bürokratie, Kosten und Zeitaufwand bringen und auch bei Corona-Regeln helfen. Ein Kölner Hotelier schildert den Alltag im Gesetzesdschungel.

Text: Werner Grosch

Ein Unternehmer, eine Unternehmerin im Gastgewerbe verbringt im Durchschnitt 14 Stunden pro Woche mit bürokratischen Aufgaben. Nach einer DIHK-Studie aus diesem Jahr (siehe Kasten) kostet das jeden Betrieb pro Jahr zwischen 1,2 und 6 Prozent des Umsatzes – nach Einschätzung der Autoren ist diese Angabe sogar noch niedrig angesetzt. Dabei lehnen die Hoteliers und Gastronomen praktisch keine dieser gesetzlichen Pflichten rundweg ab, viele davon liegen erklärtermaßen auch in ihrem eigenen Interesse, wenn es etwa um die Sicherheit der Gäste geht. Stichwort: Brandschutz.

Den Unternehmen der Branche geht es vor allem um Vereinfachung, um Entlastung durch längere Prüfintervalle etwa bei Hygienevorschriften, und um Digitalisierung. Was das in der Praxis heißt, lässt sich am Beispiel des Hotels am Augustinerplatz in Köln eindrücklich zeigen.

Inhaber Leon Heymann führt das Privathotel mit gut 50 Zimmern seit 20 Jahren, ist seit 25 Jahren in der Branche. Er rechnet vor, dass nach dem herkömmlichen Verfahren allein für den Check-in der Gäste im Schnitt acht Minuten notwendig sind. Sie müssen einen Meldeschein ausfüllen und eine Datenschutzerklärung nach DSGVO. In Köln kommt dann für Geschäftsreisende noch die zweiseitige Erklärung zur Kulturförderabgabe hinzu, der so genannten Bettensteuer.

27 Arbeitstage nur für die Meldescheine

„Niedrig gerechnet braucht ein Mitarbeiter drei Minuten pro Meldeschein. Das bedeutet bei
uns aufs Jahr gerechnet 27 Arbeitstage eines Mitarbeiters nur dafür, dass er den Meldeschein ausdruckt, einscannt, abheftet und nach einem Jahr wegwirft, ohne dass diesen jemals jemand
hätte sehen wollen.“ Dass die Polizei nach einem Gesuchten fragt, hat Heymann in 20 Jahren nur ein einziges Mal erlebt. „Und auch das hat wenig Sinn, weil wir kein Recht auf Überprüfung der Identität haben. Wenn Sie ,Benjamin Blümchen‘ eintragen, dann ist das so.“

Der DIHK kann deshalb gar keinen Sinn im Meldeschein erkennen und fordert rundweg dessen Abschaffung. Hotelier Heymann würde sich darüber freuen, will so weit aber gar nicht gehen. Schon die Digitalisierung, die er im Rahmen der DIHK-Untersuchung als einer der Ersten in diesem Bereich umgesetzt hat, bringt eine große Erleichterung. Das digitale Verfahren, in dem Gäste ähnlich wie am Flughafen schon vor Ankunft online einchecken können, spart im Schnitt 13.000 Blatt Papier pro Jahr.

Papierverbrauch in kurzer Zeit um 98 Prozent reduziert

„Da wir auch keine Rechnungen mehr drucken, haben wir seit April den Papierverbrauch um
98 Prozent reduziert“, sagt Heymann. Ein schöner Umwelteffekt, vor allem aber dauert die Pro­zedur mit dem elektronischen Meldeschein nur noch 30 Sekunden. Und bei den Gästen komme die Vereinfachung auch sehr gut an, bei älteren ebenso wie bei den so genannten digital natives.

Wenn solche einfachen und schnellen Verfahren möglich sind, dann kann sich Heymann sogar mit der Bettensteuer arrangieren. Ein zwei­seitiges Dokument auszufüllen, bei dem dann oft noch Rücksprachen mit Arbeitgebern notwendig sind, hält er dagegen für untragbar. Im Hotel am Augustinerplatz sind das jährlich bis zu 7.000 Exemplare, die alle einzeln händisch überprüft werden müssten. Auch hier müssten doch ein­fachere, papierlose und schnelle Ver­fahren möglich sein, meint der Hotelier, der durch die Corona-Krise natürlich gewaltige Einbußen hatte – wie die gesamte Branche. „Durch Corona hat aber das ganze Thema Digitalisierung gerade in unserer Branche einen starken Schub bekommen, eben weil es auch kontaktlose Abwicklung ermöglicht. Ich bin froh, dass wir da schon vorher auf einem guten Weg waren“, sagt Heymann.

Geschäftsführer Leon Heymann steht häufig selbst an der Rezeption seines Hotels.
Foto: Thilo Schmülgen

DIHK-Studie und Forderungskatalog

Die DIHK-Studie zu Bürokratiekosten am Beispiel des Gast­gewerbes hat gezeigt, dass es durchaus eine hohe Akzeptanz bei den Unternehmen für die meisten Vorschriften gibt, dass in einigen Fällen aber Vereinfachungen und Ent­lastungen dringend geboten sind. Teils sei die Notwendigkeit von Vorgaben auch schlicht nicht zu erkennen, meinen die Autoren der Studie. Beispiel: Betriebe müssen täglich die Temperatur ihrer Kühlschränke kontrollieren und auf Papier notieren.

Die IHK-Dachorganisation leitet aus der Untersuchung einen Forderungskatalog mit zehn Punkten ab, der unter anderem eine praxisnähere Gestaltung von Brandschutz- und Hygienevorschriften vorsieht. Außerdem sollen steuerliche und rechtliche Vorschriften so vereinfacht werden, dass sie auch nachvollziehbar sind und nicht Unsicherheiten entstehen, für deren Klärung die Unternehmen dann wieder teure Beratung in Anspruch nehmen müssen.

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