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RWWA und Dokumentation arbeiten eng zusammen (v.l.): Dr. Christian Hillen, Irene Görtz, Melinda Egyed und Britta Heinrichs. Foto: Aliki Monika Panousi
Porträt

Digitalisierung mit Augenmaß

Aktenberge schrumpfen: Bei der digitalen Erfassung arbeiten die Abteilung Dokumentation der IHK Köln und die Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln eng zusammen.

Text: Werner Grosch

Zwei Regalkilometer Schriftgut lagern in der Dokumentation der IHK, von Firmenakten bis
Gutachten. Die drei Mitarbeiterinnen sichten alle Unterlagen, die aus den Fachabteilungen
kommen, prüfen ihre Erhaltungs würdigkeit und entscheiden: Ist das wichtig oder kann das weg?
Vieles muss auch nach Jahren oder Jahrzehnten aus rechtlichen Gründen noch abrufbar sein. Wie
die Niederschriften von Ausbildungsprüfungen, die allein etwa 900 Ordner füllen. Aber auch Gutachten, Stellungnahmen oder Schriftverkehre müssen oft erhalten bleiben. Häufig kommen
Anfragen aus dem Haus, wenn zum Beispiel Unterlagen zu bestimmten Standortthemen gesucht oder Unternehmensbesuche vorbereitet werden.

Zwei Regalkilometer Akten müssen sinnvoll geordnet sein, damit Dokumente schnell auffindbar
sind. Wäre es nicht einfacher, die alle digital zu haben? Ja und nein. Natürlich spart die Digitalisierung Platz, wenn Akten nicht aufgehoben werden müssen. Melinda Egyed, die Leiterin
der Dokumentation, koordiniert auch die Projekte im Rahmen der Aktendigitalisierung der IHK. Vor dem ersten konkreten Projekt, bei dem Unterlagen zu Finanz-, Immobiliardarlehens- und
Versicherungsvermittlern elektronisch erfasst wurden, gab es noch rund 2,8 Regalkilometer,
also 40 Prozent mehr. Aktuell werden die Personenakten der von der IHK Köln vereidigten Sachverständigen digitalisiert – das sind noch einmal 240 Akten mit etwa 145.000 Belegen.

Kontakt
Die Mitarbeiterinnen der Dokumentation erreichen Sie unter den Durchwahlen und Mailadressen, die auf der Internetseite der IHK Köln unter "Ansprechpartner" angegeben sind.

Das Rheinisch-Westfälische Wirtschaftsarchiv hat eine eigene Website. Dr. Christian Hillen erreichen Sie unter diesem Kontakt: Tel. 0221 1640-4803, christian.hillen@koeln.ihk.de


„Wenn der Prozess abgeschlossen ist, bleiben die Originale in der Regel noch sechs Monate erhalten, damit wir sicher sind, dass alles funktioniert. Danach werden sie vernichtet“, erklärt Melinda Egyed. Die Aktenberge schrumpfen also. Das Verfahren aber ist durchaus aufwendig und will deshalb gut geplant sein: „Das Einscannen ist ja nicht alles. Man muss sich immer gut überlegen, welche Dokumente Digitalisierungspotenzial haben und welche IT-Architektur notwendig ist, damit das alles auch gut nutzbar ist“, sagt Melinda Egyed. Hinzu kommen die Information und Schulung der Kolleginnen und Kollegen im Umgang mit dem System sowie die Weiterentwicklung des elektronischen Archivsystems. All dies leistet die Abteilung Dokumentation.

Die Projektgruppe nutzt auch die Expertise der Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv, die bei der IHK Köln angesiedelt ist und im Umgang mit großen Beständen viel Erfahrung hat. Hier lagern gut 20 Regalkilometer Dokumente aus rund 600 Unternehmens-, Kammer- und Verbandsarchiven. „Es reicht ja nicht, Daten einfach zu speichern. Man muss bei solchen Mengen ein vernünftiges Dokumenten-Management-System haben“, beschreibt Dr. Ulrich S. Soénius, Direktor der Stiftung, die zentrale Herausforderung der Digitalisierung. Das RWWA selbst arbeitet aktuell vor allem daran, seinen Informationsservice digital weiterzu entwickeln. Mehr als 70 Findbücher zu den Beständen sind bereits online verfügbar, Tendenz steigend.

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