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Organisationsexperten: Michael Bollig (links) und Michael Bochmann von DocuScan Foto: Thilo Schmülgen
Porträt

Das Ende des Aktenordners

Wie lassen sich Verträge und Rechnungen, Lieferbelege und E-Mails korrekt und sinnvoll ablegen? Und schnell wiederfinden? Wer viel Zeit und Geld sparen will, setzt auf elektronisches Dokumentenmanagement. Ein Anbieter ist die DocuScan GmbH aus Erftstadt.

Text: Lothar Schmitz

Ob Konzern, Mittelständler oder Kleinunternehmen, Kommunalverwaltung oder Gesellschaft des öffentlichen Rechts: Tag für Tag stehen die Beschäftigten in den Büros vor der Herausforderung, wie sie Verträge und Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, Gesprächsprotokolle und E-Mails richtig ablegen. Richtig heißt: dort, wo sie hingehören, und so, dass sie schnell wiederzufinden sind.

Glaubt man Michael Bollig, der sich wiederum auf Erhebungen von Branchenverbänden beruft, so ist in sieben von zehn Unternehmen, Behörden und Institutionen nach wie vor der gute alte Aktenordner das Maß aller Ablagedinge. Das erstaunt den Unternehmer, denn er kennt den enormen Verwaltungsaufwand und die riesigen Zeitverluste: „Rund 50 Prozent der täglichen Arbeit werden mit Ablage und Suchen verbracht.“ Und es erfreut ihn, denn Bollig hat sich mit seinem Unternehmen, der DocuScan GmbH, auf elektronisches Dokumentenmanagement spezialisiert. Sein Unternehmen profitiert also von dem zweifelsfrei vorhandenen Marktpotenzial.

Dabei haben Haribo und der Malteser Hilfsdienst, die Ärztekammer Nordrhein und viele andere eins gemeinsam: Sie meistern die Herausforderung digital – mit Unterstützung von DocuScan. Bereits 1993 hat sich Michael Bollig selbstständig gemacht, 2000 gründete er die heutige GmbH. Der Geschäftsgegenstand, in einem Satz: „Wir lösen dezentrale Ablagebereiche durch ein zentrales elektronisches Dokumentenlager ab“, berichtet der Unternehmer.

In jedem Betrieb gebe es fünf Bereiche mit wichtigen Informationen: Aktenordner, File Server, Warenwirtschaftssysteme, E-Mail-Plattformen sowie die Bereiche mit persönlichen Daten, „meist auf dem Laufwerk C“. Zum Einsatz kommt die Software „DocuWare“; das Erftstädter Unternehmen ist einer von rund 300 Vertriebspartnern bundesweit. Allerdings machen Vertrieb und Implementierung der Software nur einen Teil des Geschäfts aus.

Von Erftstadt aus Ordnung nach Europa bringen

„Wir haben uns längst vom Softwareanbieter zu Organisationsexperten weiterentwickelt“, erklärt Bollig. Die Kunden werden intensiv beraten und erhalten ein umfassendes Konzept des elektronischen Dokumentenmanagements, zu dem neben der Kernsoftware auch selbst entwickelte, individualisierte Zusatzelemente eine wichtige Rolle spielen. Ziel ist es dabei stets, den Verwaltungs- und damit letztlich Kostenaufwand der Kunden erheblich zu reduzieren.

Inzwischen erwirtschaftet DocuScan mit zehn Beschäftigten knapp zwei Millionen Euro Jahresumsatz. Tendenz: weiter steigend. Mit dem Firmensitz Erftstadt – genauer: dem hübschen Schloss Buschfeld – sind Bollig und sein Geschäftsführungskollege Michael Bochmann sehr zufrieden. „Wir schätzen die gute Verkehrsanbindung und die Nähe zu zwei wichtigen Flughäfen“, sagt Bollig mit Blick auf die über 350 aktiven Kunden in ganz Deutschland, aber auch im europäischen Ausland.

Ein weiterer Grund, dem Ort die Treue zu halten: „Wir konnten hier über die Jahre sehr gute Mitarbeiter ans Unternehmen binden, das sollte man keinesfalls leichtfertig aufs Spiel setzen“, betont Bollig. Deshalb wird das kleine Unternehmen demnächst auch mit Unterstützung der IHK Köln das Beratungsförderprogramm „Unternehmenswert:Mensch“ durchlaufen. „Mit einem externen Berater werden wir gemeinsam Stärken und Schwächen analysieren, Firmenleitlinien erstellen und Prozesse verbessern“, erzählt Bollig. „Auf diese Weise wollen wir noch mehr für unsere Beschäftigten tun!“

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