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Büro 4.0 – Alles im Fluss

Noch nie war die Arbeit so schnellen Veränderungen unterworfen wie heute. Die digitale Transformation mit ihren kürzeren Innovationszyklen erfordert auch neue Bürostrukturen: Wer keinen Anweisungen oder starren Zielvorgaben mehr folgen kann, braucht Raum für fortwährende Kommunikation, offenen Zugang statt verschlossener Türen und Mauern. "IHKplus" hat sich in den Büros von Unternehmen in der Region umgeschaut.

Text: Julia Leendertse


Das agile Büro:

Eine Open-Space-Landschaft mit modularen, bei Bedarf flexibel umgestaltbaren Team-Arbeitsplätzen, kreativen Treffpunkten für spontane Stand-up-Meetings, aber auch kleineren Räumen, bietet den passenden Rahmen für agiles Arbeiten - wie hier bei der REWE Digital.
Foto: Jens Kirchner

Im 1874 gegründeten Kölner Carlswerk in Mülheim wurde 1904 das erste transatlantische Telefonkabel hergestellt. Seit 2007 werden die fünf Meter hohen Werkshallen des Kupferwerks zu Bürolofts umgebaut. Hier zog 2014 REWE Digital ein. Die Gesellschaft bündelt alle strategischen und teils operativen Online-Aktivitäten der REWE Gruppe. Die Mitarbeiter des Digital Labs entwickeln neue Geschäftsmodelle für den E-Commerce. „In dem schnell wachsenden Unternehmen herrscht eine professionelle Start-up-Atmosphäre“, sagt Monika Lepel, Geschäftsführerin des Kölner Büros Lepel & Lepel Architektur: „Unsere Aufgabe war es, Büroräume so zu gestalten, dass sie die agile Arbeitsweise von REWE Digital maximal unterstützen.“

Wer keinen Plan befolgen, sondern ständig auf Veränderung reagieren muss und auch nicht mehr auf erprobte Prozesse vertrauen kann, braucht eine Architektur, die darauf vorbereitet ist, dass Projekte die Richtung wechseln können, was neue Herangehensweisen, aber auch neue Teams und neuen Raumbedarf zur Folge hat.

In den großräumigen Werkshallen entstand eine Open-Space-Landschaft mit modularen, bei Bedarf flexibel umgestaltbaren Team-Arbeitsplätzen, vielen kreativen Treffpunkten für spontane Stand-up-Meetings, aber auch kleineren Räumen, in die sich einzelne Teams oder auch Mitarbeiter zurückziehen können. Überall gibt es Whiteboardflächen zur Visualisierung neuer Ideen.


Das mobile Büro:

Bei der RheinEnergie steht ein Großteil der Büroarbeitsplätze jedermann zur flexiblen Projektarbeit zur Verfügung. Die Mitarbeiter bleiben an jedem Telefonapparat stets unter der eigenen Rufnummer erreichbar. Über einen „Zero-Client“ können sie sich an jedem Platz einloggen und sofort mit ihren Daten arbeiten.
Foto: Stefan Schilling

Von außen erinnert sie an einen Bumerang: die neue Verwaltungszentrale der RheinEnergie AG am Parkgürtel in Köln-Ehrenfeld. Vom Keller bis zum Dach ist der moderne Bürobau voll mit innovativen und effizienten Energie- und Klimalösungen. Das Haus versorgt sich nahezu komplett selbst mit Wärme und Kälte, der Strombedarf ist dank Umwelttechnologien und LED-Beleuchtung minimal.

Doch auch was die Mobilität der Mitarbeiter angeht, ist der Bau richtungsweisend. Auf 55.000 Quadratmetern finden seit 2014 rund 1.900 Mitarbeiter Platz. Die Multi-Space-Büros sind lichtdurchflutet, großzügig und transparent. Auch wenn die meisten Mitarbeiter noch feste Arbeitsplätze haben, steht ein Großteil der Büroarbeitsplätze jedermann zur flexiblen Projektarbeit zur Verfügung. Jeder kann sich überall am Telefon anmelden und bleibt stets unter seiner eigenen Rufnummer erreichbar.

Der PC ist abgeschafft. Stattdessen befinden sich die Büroprogramme und alle Daten auf einem Zentralrechner. Über einen „Zero-Client“ – ein Kästchen unter der Schreibtischplatte in der Größe einer externen Festplatte – kann sich jeder Mitarbeiter an jedem Platz einloggen und sofort mit seinen Daten arbeiten.


Das Büro für kollektive Intelligenz:

Einem hierarchisch geprägten Bürokonzept – ein Flur in der Mitte, rechts und links Einzelbüros – hat die Kanzlei Rödl & Partner bewusst Ade gesagt. Die Idee hinter ihrem Open-Space-Konzept: Befreit von trennenden Wänden kann sich die kollektive Intelligenz der Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte und Unternehmensberater erst so richtig entfalten.
Foto: Rödl & Partner

Das Kranhaus 1 prägt die Skyline des Kölner Rheinauhafens. 2008 zog in die 13. Etage die Kanzlei Rödl & Partner ein. Mit viel Mut zum Schwimmen gegen den Strom: Auf knapp 2.000 Quadratmetern entstand eine für die Branche ungewöhnlich offene Bürolandschaft.

Rödl & Partner sagte dem alten hierarchisch geprägten Bürokonzept – ein Flur in der Mitte, rechts und links Einzelbüros – bewusst Ade. Die Idee hinter dem Open-Space-Konzept: Befreit von trennenden Wänden kann sich die kollektive Intelligenz der Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte und Unternehmensberater erst so richtig entfalten.

Auch was das Geschäftsmodell angeht, hieß es damals für Rödl „Auf zu neuen Ufern“. Hatten die Firmenmandanten lange Zeit aus guter alter Tradition heraus jeweils getrennt „ihren“ Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechts­anwalt oder Unternehmensberater engagiert – war jetzt der Fullservice-Dienstleister gefragt. Egal, ob Anwalt, Consultant, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer – wenn es gilt, ein Mandantenproblem zu lösen, können die Fachspezialisten der unterschiedlichsten Disziplinen heute bei Rödl & Partner jetzt leichter ihre Köpfe zusammenstecken. Durch die spontane Kommuni­kation, Treffs in den Besprechungsräumen oder auch Lounges erweitern sie ihr Wissen gegenseitig.


Das Community-Office:

Ermöglicht ein Wechselspiel zwischen Teamarbeit und Rückzug: Im Community Office der Deutschen Reihenhaus AG haben die Beschäftigten die Wahl zwischen einer offen gestalteten Teamfläche in der Kollegen-Gemeinschaft und größerer Ruhe in einem der gläsernen Ein- bis Zwei-Mann-Büros.
Foto: Simon Wegener

„Ein gut gestaltetes Büro ermöglicht das Wechselspiel zwischen Teamarbeit und Rückzug“, sagt Caspar Schmitz-Morkramer, geschäftsführender Gesellschafter des Architekturbüros MSM Meyer Schmitz-Morkramer. Wie so ein Büro aussehen kann, hat der Kölner Architekt beim Bau der Verwaltungs­zentrale der Deutschen Reihenhaus AG in Köln bewiesen. Das 1899 ge­­gründete Familienunternehmen hat sich auf Reihenhäuser spezialisiert und bietet genau drei Standardmodelle an: 145 Quadratmeter Familienglück, 110 Quadratmeter Wohntraum und 85 Quadratmeter Lebensfreude.

So pragmatisch Vorstand Daniel Arnold bei seiner Produktpolitik vorging, so klar formulierte er auch die Anforderungen an das Büro: „Wir sind ein ganz normales Unternehmen – mit ganz normalen Mitarbeitern“, sagt Arnold: „Deshalb ist auch unser Büro modern, aber bewusst unhipp“. Rund 80 Mitarbeiter teilen sich 2.800 Quadratmeter, darunter Bauingenieure, Vertriebler und Verwaltungsangestellte. Beim Community Office haben sie die Wahl: „Manche fühlen sich in der offen gestalteten Teamfläche in der Gemeinschaft ihrer Kollegen am wohlsten, andere wiederum genießen die größere Ruhe in einem unserer gläsernen Ein- bis Zwei-Mann-Büros“, so Arnold. Um konzentriertes Arbeiten zu unterstützen, ließ er die Sichtschutzblenden der Schreibtische extra hoch anfertigen. „Man muss doch gerade am Tisch sitzen können, ohne gleich seinem Nachbarn in die Augen schauen zu müssen.“ Trendige Zusatzausstattungen wie einen Kicker oder eine Müsli-Bar sucht man bei der DRH vergebens. Dafür gibt es eine gemütliche Küche, in der sich die Mitarbeiter mittags entspannen können.


Das papierlose Büro:

Der sparsame Umgang mit Papier gehört für das Planungs- und Beratungsbüro Dr. Schönheit + Partner zum Alltag: Viele Mitarbeiter sind häufig auf den Baustellen und mit Projektpartnern unterwegs, sie erledigen einen Großteil ihrer Planungsarbeit digital und das täglich verzahnt mit ihren Kollegen. Die digitalisierten Planungsdokumente werden meist nur für die allerletzte Qualitätsprüfung in Großformat ausgedruckt.
Foto: Dr. Schönheit+Partner

Das Kölner Planungs- und Beratungsbüro Dr. Schönheit + Partner (S+P) entwirft und entwickelt für Unternehmen in der ganzen Welt moderne Produktionsstätten. Bei der Planung folgen die rund 50 Mitarbeiter von S+P - darunter Ingenieure, Architekten und Spezialisten für Virtual Reality – dem japanischen Managementprinzip der ständigen Verbesserung. Ihr Ziel: Alle Gebäude, die das Unternehmen plant, sollen maximal dazu beitragen, dass das Material zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar ist. Das Credo von S+P-Chef Martin Schönheit lautet: „Sehen und einfach machen. Nur wenn alle Mitarbeiter eines Unternehmens dafür sorgen, dass Fehler ständig korrigiert werden, und Verschwendung vermeiden, lässt es sich wirklich effizient zusammenarbeiten“.

Diese Philosophie spiegelt sich auch in dem eigenen Büro von S+P in Köln-Braunsfeld wider. Die 500 Quadratmeter große Bürolandschaft orientiert sich nicht an der Hierarchie, sondern unterstützt die Zusammenarbeit der Projektteams. Feste Arbeitsplätze gibt es nicht, genauso wenig wie das privilegierte Chefbüro. Vorbildlich ist vor allem der sparsame Umgang mit Papier. Viele der Mitarbeiter sind häufig auf den Baustellen und mit Projektpartnern unterwegs, erledigen einen Großteil ihrer Planungsarbeit digital und das täglich verzahnt mit ihren Kollegen.

Das funktioniert nur, weil jeder von ihnen von überall her Zugriff auf die Netzwerkversionen der Architektenpläne und –zeichnungen hat.  Doch auch vor Ort im Büro von S + P sucht man meist vergeblich nach Architektenplänen aus Papier. Nur ab und zu druckt S+P die digitalisierten Planungsdokumente in Großformat aus - wenn, dann nur für die allerletzte Qualitätsprüfung.

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