Stichwortsuche

Michael Sallmann ist für die interne Digitalisierungsoffensive der IHK Köln verantwortlich Michael Claushallmann
Porträt

Adieu Papier, hallo Zeitgewinn

Patrick Schröder

Den Ausbildungsvertrag online managen, bei Veranstaltungen mit dem Smartphone einchecken, eine Mitgliedsbescheinigung auch nachts ausdrucken: Die IHK Köln investiert in eine Digitalisierungs-Offensive. Diese soll den Kundenservice auf ein neues Level heben.

Mit wenigen Klicks Musik kaufen und sofort genießen, das ist längst normal. Solche Services führen zu hohen Ansprüchen bei Kunden. Öffnungszeiten sind out, Wartezeiten sowieso, Papier schon längst. Dessen ist sich auch die IHK Köln bewusst. Deswegen investiert sie in eine Digitalisierungs-Offensive. „Die digitale Transformation macht es möglich, am Puls der Zeit noch kundenfreundlichere Services anzubieten“, erklärt Ulf Reichardt, Hauptgeschäftsführer der IHK Köln. Und Michael Sallmann, Leiter der IHKGeschäftsstelle Oberberg und Verantwortlicher für die Digitalisierungs-Offensive, ergänzt: „Wir etablieren eine intelligente Online-Kommunikationsplattform, geben Mitgliedern einen 24/7-Zugriff auf ausgewählte Dokumente und führen e-Payment für blitzschnelles Online- Bezahlen ein.“


Online-Plattform für Ausbildung


Der Auszubildende hat den Chef überzeugt. Jetzt gilt es, den Ausbildungsvertrag auszufüllen. Gesagt, getan. Doch eine Woche später kommt das Dokument per Post zurück – es fehlen Angaben. Eine Abstimmungsschleife, die Zeit, Nerven, Papier und Porto kostet. Eine Schleife, die sich in der Digitalisierungs-Ära auflösen lässt. Das beweist die IHK mit einer Online- Ausbildungsplattform, die seit Herbst 2017 für Betriebe, Auszubildende und die IHK online ist. Die Plattform erzeugt eine Win-win-win-Situation. Der Vorteil für Unternehmen: Ausbildungsund Prüfungsangelegenheiten lassen sich online erledigen, mit Unterstützung durch einen digitalen Assistenten. Der Vorteil für Auszubildende: Sie können ihr Berichtsheft im Internet führen und mit der IHK kommunizieren. Unterlagen wie die Ausbildungsordnung sind dabei nur einen Klick entfernt.
Seit Frühjahr 2018 lässt sich zudem in einigen Berufen auch die Anmeldung zur Prüfung online managen – bis Winter 2019 soll diese Option für alle Ausbildungsberufe ausgerollt sein. Der Nutzen für die IHK: Mitarbeiter werden von Routineaufgaben entlastet. Sie gewinnen neue Ressourcen, die sie in intensivere Kundenbetreuung investieren.


Intelligente Funktionen


„Wir haben dank der Digitalisierung zudem die Möglichkeit, intelligente Funktionen einzuführen“, erklärt Sallmann. „Arbeitet der Auszubildende beispielsweise längere Zeit nicht an seinem elektronischen Berichtsheft, benachrichtigt das System automatisch den Ausbilder. Dieser kann dann frühzeitig ein klärendes Gespräch suchen.“ Die Onlineplattform habe sich so gut bewährt, dass sie auch für Fortbildungsprüfungen und Fachkundeprüfungen genutzt wird – schon seit 2018 wird zu allen Fortbildungsprüfungen online eingeladen.
Das Einchecken am Flughafen per Smartphone, das einfach vor ein Lesegerät gehalten wird, ist schon üblich. Diese Art der Anmeldung wird auch für IHK-Veranstaltungen angestrebt. Nach der Online-Anmeldung erhalten Teilnehmer einen QR-Code, den sie ausdrucken können oder eben einfach auf dem Smartphone speichern. Vor Ort präsentieren sie den Code am Eingang einem Scanner. Sekunden später wirft ein Drucker das Namensschild aus. Schon ist der Check-in fertig. Ein Zeitgewinn, nicht nur für Kunden, sondern auch für Mitarbeiter. Bislang mussten sie Anmeldungen, die per E-Mail oder auf dem Postweg eingehen, in eine Tabelle übertragen, vor Ort die Namen abhaken und Namensschilder ausdrucken.


Aufwand sinkt deutlich


„Dank der Digitalisierung dieser Prozesse senken wir den administrativen Aufwand deutlich. Das bedeutet, dass wir mit demselben Personal mehr Veranstaltungen realisieren können – eine Effizienzsteigerung, die Kunden unmittelbar zugutekommt“, so Sallmann. Die IHK hat im Zuge der Digitalisierungs-Offensive zudem die Ausgabe der Mitgliedsbescheinigung digitalisiert. Kunden können die Bestätigung rund um die Uhr anfordern – unabhängig von den Öffnungszeiten. Das System verschickt das Dokument blitzschnell als PDF-Datei. Ab April 2019 wird es möglich sein, Gebühren und Servicesüber e-Payment zu bezahlen, also mit Kreditkarte, Sofortüberweisung oder einem Bezahldienst. Dennoch wird es weiterhin die klassische Papiervariante über den Postweg geben. Denn nicht alle Betriebe sind internetaffin, einige stehen der Digitalisierung immer noch kritisch gegenüber. „Die Mehrzahl unserer Mitglieder zeigt sich von der Transformation aber begeistert“, freut sich Sallmann. „Sie finden die neuen Möglichkeiten bereichernd. Und genau das wollen wir erreichen.“

IHK-Initiative „Digital Cologne“
Digitalisierung ist ein Megathema. Nicht nur für die IHK intern, sondern auch mit Blick auf die Information und Unterstützung der Mitgliedsunternehmen. Dazu hat die IHK Köln vor vier Jahren Digital Cologne gegründet. Die Initiative informiert über die Herausforderungen und Chancen der digitalen Transformation in regionalen Branchen und unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung. www.digitalcologne.de

WEITERE THEMEN